Revolucionando la Administración de Documentos para Especialista en Colaboración en Equipo, Logrando una Tasa de Contención del 55%
Resumen:
Una empresa de alta tecnología especializada en software de colaboración en equipo tuvo problemas con la administración y recuperación de documentos debido a un etiquetado y categorización inadecuados. Buscaron una solución para mejorar la administración de documentos y optimizar la recuperación de la información.
Desafíos:
Localización de Información Relevante
Las organizaciones a menudo contienen una gran cantidad de documentos, lo que hace que sea difícil encontrar rápidamente la información más relevante.
Etiquetado y categorización incorrectos
El etiquetado o la categorización inadecuados de los documentos pueden dificultar la búsqueda efectiva y dar lugar a que se pasan por alto los documentos relevantes.
Silos de conocimiento
Los diferentes departamentos o equipos pueden tener sus propios repositorios de conocimiento, lo que lleva a silos de conocimiento y dificultades para acceder a la información multifuncional.
Objetivos:
- Objetivo principal: mejorar la recuperación de documentos
- Objetivo secundario: integrar repositorios de conocimiento
Solución sugerida:
Tras un análisis completo, recomendamos implementar SearchAssist de Kore.ai, una plataforma diseñada para mejorar las capacidades de búsqueda a través de un sólido conjunto de características para administrar, optimizar y refinar la experiencia de búsqueda. Esta herramienta permitió a los usuarios agregar y organizar contenido de diversas fuentes y formatos, acomodando tanto datos estructurados como no estructurados.
Para optimizar aún más las operaciones, integramos SearchAssist con UIPath. Esta integración automatizó varias acciones críticas, como la descarga de informes, la creación de tickets de soporte y la asignación automática de tareas, lo que redujo significativamente los esfuerzos manuales y mejoró la eficiencia.
Además, integramos la aplicación con MS Teams, asegurando una interacción perfecta entre los diversos equipos y departamentos del cliente. Esta integración fomentó una mejor comunicación y colaboración, permitiendo a los empleados acceder y compartir información sin esfuerzo dentro de su espacio de trabajo familiar.
Al implementar esta solución, mejoramos significativamente la eficiencia de recuperación de documentos del cliente y eliminamos los silos de conocimiento. El resultado fue un ambiente de trabajo más cohesivo y productivo, donde la información relevante era fácilmente accesible y la colaboración interfuncional mejoró considerablemente.
Resultado:
- Alcanzada una tasa de contención del 55%- La integración de SearchAssist y UIPath de Kore.ai condujo a una tasa de contención del 55%, resolviendo la mayoría de las consultas internamente. Esto redujo drásticamente la necesidad de intervención manual, lo que incrementó la eficiencia general.
- Inaloró el compromiso de los empleados en un 23%- La participación de los empleados se ha aumentado en un 23% debido a una mejor administración de documentos y procesos optimizados. La accesibilidad mejorada y las herramientas de colaboración crearon un entorno de trabajo más dinámico e interactivo.
- Disponibilidad garantizada 24/7 El sistema brindó acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana a la información y los recursos, asegurando un soporte continuo. Los procesos automatizados permitieron operaciones sin interrupciones sin necesidad de intervención humana.
- Ahorro significativo de tiempo y recursos para los equipos de recursos humanos y TI- La automatización y la recuperación eficiente de la información generaron ahorros sustanciales de tiempo y recursos para los equipos de recursos humanos y TI. Esto permitió que estos equipos se concentraran en tareas estratégicas, reduciendo errores y mejorando la productividad general.
